Tata Kelola Manajemen Teknologi Informasi

Pendahuluan

Sejarah memperlihatkan bahwa perkembangan teknologi informasi telah membawa dampak yang sangat signifikan terhadap sejumlah konsep dan teori organisasi. Berbeda dengan perangkat teknologi lainnya yang dalam teori organisasi konvensional hanya dipandang sebagai bagian dari perangkat “machines” - yang merupakan faktor produksi penting atau dikenal sebagai 4M dalam ilmu ekonomi[1] - teknologi informasi dan komunikasi dianggap telah menyebabkan terjadinya pergeseran sejumlah paradigma secara signifikan dalam praktek berorganisasi[2]. Bahkan beberapa praktisi sepakat memasukkan “informasi” sebagai faktor produksi penting kelima diluar 4M yang telah dikenal[3].

 

 

Oleh karena itu, untuk dapat mengetahui sejauh mana dampak perkembangan teknologi ini telah berpengaruh terhadap cara perusahaan moderen mengorganisasikan perusahaannya, ada baiknya dipahami terlebih dahulu sejumlah teori sistem organisasi pasca diperkenalkannya teknologi informasi secara komersial.

 

Dua Perspektif Sistem Organisasi

Dalam berbagai teori organisasi – baik yang konvensional maupun moderen – secara sederhana organisasi dilihat sebagai kesatuan antara dua komponen penting atau entitas utama yaitu “manusia” dan “struktur”. Unsur manusia akan sangat dipengaruhi oleh nilai, budaya/kultur, kepercayaan, perilaku sosial, struktur masyarakat, lingkungan sekitar, dan lain sebagainya; sementara unsur struktur akan sangat terkait dengan sistem, teknologi, prosedur, ukuran dan bentuk, dan lain sebagainya. Walaupun keduanya “sepakat” untuk melebur demi pencapaian suatu tujuan[4], penggabungan kedua unsur tersebut menghasilkan suatu kompleksitas yang berubah-ubah dari masa ke masa sesuai dengan tingginya dinamika internal dan eksternal organisasi. Terlepas dari beraneka ragam teori mengenai organisasi yang telah dikenal, untuk mempermudah pemahaman, dapat diambil dua perspektif sistem yang sangat bertolak belakang satu dengan lainnya, yang dikenal sebagai “sociotechnical perspective” dan “structuralist perspective”[5].

 

Sociotechnical Perspective

Pendekatan sistem ini menganggap bahwa organisasi moderen semacam perusahaan pada dasarnya merupakan hasil sintesis atau penggabungan dari dua komponen mendasar, yaitu “kemampuan teknis” untuk menghasilkan sesuatu yang dapat dijual (dalam hal ini adalah produk atau jasa yang ditawarkan) dan “sumber daya manusia” sebagai pelaku atau subyek dalam berorganisasi. Pandangan ini jelas merupakan pembaharuan dari teori organisasi konvensional yang menganggap bahwa organisasi tidak lebih dari sebuah “mesin” yang bersifat statis dan otokratis. Dalam kerangka pandangan tradisional tersebut, manusia hanyalah dianggap sebagai sebuah “sparepart” atau “benda mati” yang dapat dengan mudah diperjualbelikan sesuai dengan keperluan. Hal ini jelas sangat bertentangan dengan konsep sociotechnical dimana sumber daya manusia dianggap sebagai entitas yang paling strategis dalam sebuah organisasi, terutama yang bersifat komersial seperti sebuah perusahaan. Perubahan paradigma tersebut telah mengakibatkan terjadinya revolusi pemikiran dalam perancangan sistem organisasi yang tepat dan efektif di era moderen seperti saat ini dimana sejumlah prinsip lama yang telah sedemikian kuat dipegang, harus dilepas dan digantikan dengan beragam paradigma baru. Tabel berikut memperlihatkan bagaimana berbedanya pandangan pada era organisasi tradisional dengan konsep sociotechnical[6] dalam berbagai aspek penting[7].

 

Traditional Approach	Sociotechnical Concept
The technological imperative	Joint Optimization
People as extensions of machines	People as complementary to machines
People as expendable spare parts	People as resource to be developed
Maximum task breakdown, simple narrow skills (Taylorism)	Optimum task grouping, multiple broad skills (Work Enhancement)
External controls (supervisors, specialist, staff, procedures)	Internal controls, self-regulating systems, autonomous work groups
Tall organisation chart, autocratic style	Flat organisation chart, participative style, netowrk of workers
Competition, gamesmanship	Collaboration, collegiality
Organisation’s purposes only	Members’ and society’s common good
Alienation	Commitment, involvement
Low risk-taking	Innovation, risk seeking (with limits)

 

Structuralist Perspective

Konsep ini merupakan hasil kajian dari Aston School dimana mereka memfokuskan studinya pada pencarian aspek-aspek yang mempengaruhi struktur dan perilaku manusia dalam berorganisasi. Berbeda dengan sociotechnical perspective yang berpegang pada penggabungan unsur teknis dengan sumber daya manusia, structuralist perspective menemukan adanya sejumlah elemen penting lainnya yang saling mempengaruhi perilaku dalam berorganisasi. Keempat elemen penting yang dimaksud adalah: konteks, struktur organisasi, kinerja, dan perilaku organisasi. Konteks merupakan faktor makro yang memberikan ciri khusus pada sebuah organisasi. Contohnya adalah sebuah perusahaan yang karakteristiknya akan sangat ditentukan oleh hal-hal semacam: tipe industri, kompleksitas bisnis, struktur market, ruang lingkup usaha, nature of products and services, perkembangan teknologi, barrier to entry, situasi kompetisi, dan lain sebagainya. Dalam mengatasi konteks makro tersebutlhan maka perusahaan membentuk sebuah struktur organisasi berdasarkan sejumlah aspek terkait dengan hal-hal sebagai berikut: pembagian divisi berdasarkan spesialiasi, pemberlakukan standarisasi, bentuk formaliasi komunikasi dan prosedur, struktur sentraliasi atau desentraslisasi, dan lain sebagainya. Dibentuknya struktur tersebut adalah untuk memudahkan tercapainya visi, misi, dan obyektif yang telah dicanangkan, dimana keseluruhannya akan diukur melalui sejumlah indikator kinerja, seperti: produktivitas, profitabilitas, kemampuan beradaptasi, good corporate governance, dan lain sebagainya. Perlu diperhatikan bahwa struktur organisasi memiliki keterkaitan timbal balik yang sangat erat dengan perilaku organisasi karena di dalamnya akan mengandung baik secara implisit maupun eksplisit hal-hal semacam: struktur pengaruh dan kekuasaan, pola interaksi dan pelaporan, batasan pekerjaan dan tanggung jawab, dan lain sebagainya.

 

 

Pengaruh Peranan Teknologi Informasi

Kedua titik ekstrem perspektif tersebut membentuk sebuah spektrum sistem organisasi dimana di dalamnya terdiri dari berbagai macam jenis atau tipe sistem organisasi yang “dianut” oleh beragam organisasi moderen di dunia yang telah melibatkan teknologi informasi sebagai salah satu senjata utama dalam bersaing[8]. Mengenai ke arah mana sebuah organisasi akan memiliki kecenderungan dalam proses perancangan sistem organisasinya – dalam arti kata apakah yang bersangkutan akan lebih dekat ke sociotechnical atau ke arah structuralist – akan teramat sangat ditentukan oleh portofolio peranan teknologi informasi di perusahaan tersebut dan tingkat maturity atau kematangannya. Teori yang paling banyak dipergunakan untuk melihat sejauh mana peranan teknologi informasi bagi sebuah perusahaan adalah dengan menggunakan kateogori yang diperkenalkan oleh Markus, dimana menurutnya ada 5 (lima) peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan, masing-masing adalah:

1.    Fungsi Operasional

2.    Fungsi Pengawasan dan Kontrol

3.    Fungsi Perencanaan dan Pengambilan Keputusan

4.    Fungsi Komunikasi

5.    Fungsi Interorganisasi

 

System Types	System Funtions	Key Design Features
Operational	To structure work	Work rationalisation Work routinisation
Monitoring and control	To evaluate performance and motivate people	Standards Measures Evaluation Feedback Reward
Planning and decision	To support intellectual processes	Models Data analysis and presentation
Communication	To augment human communication	Communication procedures Communication mediation
Interorganisational	To facilitate interorganisatinal transactions	Structuring or mediation of interorganisational transactions

 

Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh terhadap rancangan atau desain:

·       Struktur organisasi perusahaan; dan

·       Struktur organisasi departemen, divisi, atau unit terkait dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan manajemen informasi[9].

 

Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping dan jauh dari sifat birokratis karena sejumlah aspek administratif yang ketat dan teratur telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, maka unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai “supporting agency”[10] dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah “firm infrastructure”.

 

Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial – embedded di dalam setiap fungsi manajer - sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki “span of control” atau “peer relationship” yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.  

 

Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah “knowledge generator” bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut di atas.

 

Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam “firm infrastructure” dalam era organisasi moderen dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi. Seperti halnya pada Fungsi Operational, unit teknologi informasi akan menempatkan dirinya sebagai penunjang aktivitas sehari-hari perusahaan.

 

Fungsi Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu belakangan ini oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain[11]. Konsep kemitraan strategis atau partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada implementasi Supply Chain Management atau Enterprise Resource Planning membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi informasinya. Bahkan tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan kegiatan pengalihdayaan atau outsourcing sejumlah proses bisnis terkait dengan manajemen teknologi informasinya ke pihak lain demi kelancaran bisnisnya. 

 

Penutup

Melihat kenyataan dan penjelasan tersebut, maka terlihat bahwa pada dasarnya, sistem organisasi – menyangkut di dalamnya perancangan struktur organisasi dan penilaian efektivitas kinerjanya – akan sangat tergantung dari sejumlah faktor spesifik terkait dengan situasi dan kondisi perusahaan. Walaupun berada dalam sebuah industri yang sama, lini bisnis serupa, penghasil produk dan jasa yang tidak jauh berbeda karakteristiknya, beberapa perusahaan dapat memiliki struktur organisasi yang berbeda. Perbedaan tersebut dipicu karena unsur-unsur yang “tidak mungkin tersamakan” seperti: nilai atau value yang dianut masing-masing individu, budaya perusahaan yang telah terbentuk, perilaku para pimpinan dan pengambil keputusan terutama dalam hal leadership (sikap kepemimpinan), visi dan misi perushaan yang telah dicanangkan, konteks keberadaan perusahaan dalam lingkungan sekitarnya, maturity dari perusahaan dalam berbisnis, dinamika pasar yang sangat tinggi, perkembangan teknologi informasi yang pesat, dan lain sebagainya. Dengan memahami karakteristik dari perusahaan – terutama ditinjau dari sejumlah variabel yang mempengaruhinya – nischaya dapat dikembangkan sebuah struktur organisasi usaha dan unit penunjang teknologi informasi yang tepat dan efektif.